Teknologi Cloud Computing, Mengedepankan Efisiensi dan Transparansi Kerja HR

24

Penerapan kebijakan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah di tengah pandemi Covid – 19 ini tentunya memberikan dampak yang signifikan, salah satunya menyangkut masalah karyawan dan perusahaan. Kondisi pandemi ini menyadarkan pentingnya peranan teknologi untuk memastikan WFH berjalan dengan lancar, tidak hanya urusan komunikasi, tetapi juga soal absensi dan payroll karyawan di akhir bulan seperti ini.

Lebih dari satu bulan penerapan WFH , perusahaan telah menerapkan berbagai sistem yang dirasa efektif untuk mendata kehadiran karyawan. Dimulai dari absensi menggunakan aplikasi, hingga tidak sedikit yang melaporkan kehadiran melalui aplikasi chat. Sayangnya, sistem ini masih tergolong manual, dikarenakan HR masih diharuskan melakukan rekap data satu – persatu dari keseluruhan divisi yang ada di perusahaan melalui aplikasi chat. Beda jika HR perusahaan tersebut telah memanfaatkan teknologi secara menyeluruh untuk mendata kehadiran karyawan, khususnya selama WFH ini. Bagi perusahaan yang sudah mengandalkan teknologi cloud computing, persoalan payroll di masa WFH ini tidak sulit dilakukan. Melalui teknologi ini, para pelaku HR tetap dapat mengurus payroll puluhan hingga ratusan karyawan dengan sangat mudah, minim kesalahan dan tepat waktu meskipun dilakukan dengan jarak jauh.

“Dengan adanya pandemi ini, secara tidak langsung kita diarahkan untuk berubah dan menerima the new normal yang akan berlangsung kedepannya, salah satunya adalah dengan memanfaatkan teknologi semaksimal mungkin. Dari sisi HR misalnya, teknologi cloud dan automasi akan sangat membantu HR untuk menghadapi new behaviour ini, misalnya penghitungan data absensi, time-off, atau overtime dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Juga mengedepankan transparansi serta meminimalisir human error pada proses payroll. Sehingga peranan HR kedepannya bisa lebih strategis lagi untuk meningkatkan pengembangan karyawan dan lainnya,” ujar Standie Nagadi, VP Marketing Mekari.

Sekilas mengenai teknologi berbasis cloud atau dikenal juga dengan  cloud computing adalah sebuah metode penggunaan jaringan server jarak jauh yang beroperasi menggunakan internet. Fungsinya untuk menyimpan, mengelola dan memproses data. Berbeda dengan server lokal ataupun komputer pribadi, cloud computing mampu mengelola data dalam jumlah yang lebih banyak.

Lebih mudahnya, cloud computing membantu banyak institusi dalam proses komputasi yang meliputi server, arsip database, networking, software, analisa dan inteligensi demi membantu inovasi yang lebih cepat dan peningkatan bisnis. Dengan cloud computing, HR akan dibantu dalam menyimpan dan mengelola data karyawan yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun, jadi meskipun kerja dari rumah, persoalan rekap data kehadiran tidak akan menjadi penghalang payroll. 

Lalu, sejauh apa manfaat teknologi cloud untuk HR? Mekari selaku perusahaan software as a service, dengan produknya Talenta, software payroll & HRIS berbasis cloud berbagi manfaat teknologi ini yang memudahkan proses payroll bagi HR:

Teknologi Cloud Payroll Memudahkan HR

Dengan teknologi cloud payroll, HR akan lebih mudah melihat performa karyawan dalam satu bulan. Sebab aplikasi payroll pada umumnya juga terintegrasi dengan sistem absensi maupun cuti karyawan. Misalnya aplikasi Human Resources Information System (HRIS) yang memiliki fitur absensi dari mobile seperti Talenta. Fitur absensi mobile atau Live Attendance dapat membantu HR seperti Anda untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui checkin dan checkout yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan. Live Attendance dalam Talenta juga dilengkapi dengan fitur selfie checkin sehingga HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara realtime. Absensi yang terdata secara otomatis ini akan membantu HR untuk mereview proses penghitungan gaji karyawan, sehingga gaji dapat diberikan tepat waktu dan transparan sesuai dengan hak karyawan.

Penghitungan Gaji Secara Tepat dan Minim Kesalahan

Selain memudahkan HR, penghitungan gaji dengan menggunakan sistem cloud payroll juga tepat. Proses hitung gaji karyawan akan dilakukan secara otomatis, baik gaji pokok, tunjangan kerja, bonus, uang makan, uang transportasi, BPJS, hingga pemotongan Pajak Penghasilan 21 (PPh 21). Kesalahan dalam penghitungan gaji karyawan bisa terhindar dan rincian hitungan dapat dilihat setiap bulannya oleh karyawan pada slip gaji.

Lebih Hemat dan Efisien

Sistem cloud payroll memungkinkan perusahaan menghemat anggaran pengadaan staf HR yang berlebih dan mengefisiensikan proses penghitungan gaji yang biasanya memakan waktu lama saat dilakukan manual. Dengan penggunaan bantuan software pengelolaan HR berbasis cloud seperti Talenta, hal ini bisa dilakukan dalam hitungan menit saja karena Talenta dilengkapi dengan fitur penghitungan gaji, lembur, absensi, hingga cuti. Sehingga  staf HR perusahaan bisa lebih fokus dalam memajukan kualitas dan performa karyawan. 

Data Penggajian dengan Cloud Payroll Lebih Mudah Disajikan

Dioperasikan menggunakan software, penghitungan sistem ini menjadi lebih mudah dan praktis. Sebab perusahaan tidak perlu lagi mengumpulkan semua data di Excel. Semua data dapat disajikan menjadi satu mulai dari data karyawan, jadwal kerja (roster), lembur, cuti, gaji karyawan, absensi, pinjaman, dan lainnya. Penggunaan software dan aplikasi database karyawan secara digital seperti Talenta akan sangat efisien karena dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain kemudahan menghitung absen, karyawan juga dengan mudah mengakses data keluarga yang diperlukan mendapat fasilitas perusahaan, struktural jabatan di perusahaan sampai pada penghitungan gaji. 

Data Karyawan Tersimpan Secara Otomatis dan Aman

Perusahaan tidak perlu lagi menyimpan data secara manual karena akan membutuhkan banyak kertas dan penyimpanan. Menggunakan payroll berbasis cloud seperti Talenta, data akan tersimpan secara otomatis. Cara ini juga jauh lebih aman dan juga bisa menghilangkan potensi miskomunikasi mengenai gaji karyawan yang harus dibayarkan.

Seiring dengan keadaan yang berubah saat ini, dimana remote working atau WFH bisa dikatakan akan menjadi “the new normal”, HR menjadi salah satu pihak yang butuh beradaptasi cepat dengan adanya perubahan. Automasi akan membantu proses kerja HR lebih fleksibel dan tidak lagi bergantung dengan sistem manual. Teknologi cloud computing yang ada pada aplikasi HRIS dan payroll ini bisa menjadi solusi bagi HR untuk mengelola data karyawan dengan efektif, efisien dan tetap transparan karena dapat meminimalisir human error dalam prosesnya.


TAG